Êtes-vous un gestionnaire « pompier » ?

Les problèmes au quotidien

Qui n’a pas pensé, un jour, en se levant le matin : « Qu’est-ce qui va me tomber sur la tête au travail, aujourd’hui? » On ne peut pas le nier, tout le monde l’a fait…

À ce moment, on pense :

  • nouvelles commandes;
  • arrêt des machines;
  • commandes en retard;
  • produits à retravailler;
  • pénurie de composants;
  • réunions à n’en plus finir afin de suivre l’évolution des plans d’urgence pour résoudre le problème du jour;
  • etc.

Or, un contexte de surexposition à ce genre de problèmes nous met alors dans un état auquel on fera référence plus tard comme étant le «mode pompier»; mode dont le nom laisse déjà sous entendre que nous cherchons constamment à arrêter des problèmes, ceux-ci parfois plus ou moins imprévus mais toujours à solutionner dans le délai le plus rapide possible.

La gestion en mode « pompier »

De nos jours, c’est monnaie courante dans beaucoup d’entreprises de travailler en état d’urgence. C’est devenu « normal » que les gestionnaires passent leur temps à éteindre les feux qui apparaissent, à peu près partout.

Ainsi, ces gestionnaires, qui doivent planifier et gérer l’entreprise pour qu’elle puisse se développer, passent leur temps en mode pompier; situation qui évidemment ne leur donne pas l’opportunité de planifier ni de contrôler le système qui est sous leur responsabilité. Comme conséquence de cette situation, pendant que le gestionnaire se tue à éteindre les feux d’aujourd’hui, les feux de demain sont en train de se former. Le gestionnaire est attrapé dans un cercle vicieux et le mode « 911 » s’éternise.

Ce point est crucial dans une entreprise. Lorsque la situation anormale devient la norme, on finit par l’accepter comme étant « la situation normale », les problèmes quotidiens et récurrents sont acceptés comme des « problèmes normaux ». On accepte nos erreurs, le manque de planification et les coûts qui en découlent comme logiques et corrects. 

Du coup, on accepte que nos gestionnaires travaillent, de manière permanente dans le quotidien, en mode « urgence ». Tous les efforts de planification, d’amélioration et de développement deviennent secondaires. La priorité est de passer à travers l’embûche d’aujourd’hui; indirectement on accepte de travailler en mode de survie (parfois de panique).  Il est certain que lorsque la situation nous est exposée à froid, nous n’avons pas d’autre option que de réagir au meilleur de nos capacités et de se soumettre à la situation, ce qui, à contrecoup, freine énormément le développement à long terme.

En fait, c’est toute cette acceptation passive énoncée ci-haut qui nous limite au niveau de notre vision à long terme.  Donc, étant donné que nos gestionnaires sont contraints à réagir à des problèmes qui, lors de leur apparition, déprécient la productivité, ces derniers doivent intervenir afin d’essayer de la replacer à ce qu’elle était préalablement.  Ainsi, nous nous retrouvons pris dans une dynamique qui nous oblige à devoir reculer pour avancer en termes de productivité, et ce, quelle que soit l’industrie.

Êtes-vous parfois, jamais ou toujours en mode pompier?

La réalité professionnelle est parfois collée à l’image projetée plus haut et d’autre fois plus partielle.  Mais comment rendre ces objectifs nés d’une réactivité négative en des objectifs proactifs ?

D’abord, il serait pertinent d’utiliser l’information entourant les problèmes survenus comme base de données pour ensuite en extraire un objectif proactif.

Bref, il s’agit de faire un diagnostic des tâches «à faire», ou, comme plusieurs l’appellent, notre liste de «to do» et d’effectuer les tâches inscrites durant la semaine sans se laisser emporter dans la spirale de l’urgence.