Organiser et accélérer le changement avec le Kaizen

Les conseillers de GCC ont terminé la deuxième fin de semaine de formation Green Belt Lean Six Sigma. Une fin de semaine très instructive et remplie d'action. En effet, nous avons simulé le processus de traitement d'une demande d'hypothèque et tenté d'y apporter des améliorations selon les principes Lean. Dans le cadre de cette simulation, nous avons fait un mini-Kaizen qui nous a permis d'accélérer le changement et d'optimiser le processus. Une très belle réussite, puisqu'au départ nous avions un temps de traversée du processus (lead time) de plus de seize minutes et nous avons réussi à diminuer celui-ci à deux minutes !  

 Simulation d'un processus de traitement d'une demande d'hypothèque

Simulation d'un processus de traitement d'une demande d'hypothèque

Dans cet article, le Kaizen est donc à l'honneur ainsi que les raisons pour lesquelles il pourrait être utile pour votre entreprise.

Le système Kaizen vient des mots japonais kai et zain qui signifient changement et bon, ce qu’on peut aussi traduire par amélioration continue. Ce système a été instauré par Toyota dans les années 40.

Un Kaizen pourrait être utile pour votre entreprise si vous souhaitez, entre autres, analyser et améliorer un processus ou un aménagement ou encore résoudre une problématique spécifique, comme par exemple diminuer les activités à non-valeur ajoutée.

Cette méthodologie est basée sur le travail d’équipe et nécessite une participation complète et un travail intensif des employés impliqués. Un atelier Kaizen peut durer d’un à dix jours selon l’ampleur du projet.

Par ailleurs, les ateliers Kaizen sont utiles autant pour les activités manufacturières que pour les processus administratifs.

Un « prékaizen » est nécessaire quelques semaines avant pour établir la charte de projets ainsi que l’équipe multidisciplinaire qui participera à l’atelier. Des employés de tous les services et de tous les niveaux concernés doivent être impliqués. Leur participation dans l’analyse du processus et de l’identification des opportunités d’amélioration est la clé de la réussite du Kaizen.

Durant le Kaizen, les employés sont invités à partager leurs idées. L’animateur est en charge de bien enligner les discussions. Le tout se déroule en 8 étapes :

  1. Définition des problèmes et des 7 sources de gaspillage;
  2. Collecte et analyse de l’information;
  3. Simplification du processus;
  4. Détection des sources de gaspillage récurrentes et suggestions d’amélioration;
  5. Validation et simulation des solutions;
  6. Élaboration des indicateurs de performance désirés à mettre en place;
  7. Mise en œuvre des changements sur les lieux de travail;
  8. Célébration et organisation d’une activité de reconnaissance.

Finalement, il faut faire un suivi des changements apportés en faisant un audit et en mesurant les retombées des changements.

Si le Kaizen est bien effectué, votre entreprise pourrait en retirer plusieurs bénéfices, tels que l’amélioration de la qualité des produits ou services offerts, l’augmentation de la productivité et la diminution des délais de production et finalement de meilleures conditions de travail et une plus forte implication des travailleurs.