La gestion opérationnelle : présente dans toutes les sphères de notre vie

Est-ce que cela vous est déjà arrivé de devoir accomplir mille et une tâches en même temps, de ne pas savoir par où commencer et de sentir que le temps avance trop vite ? Plusieurs mandats à accomplir au travail, des formations à suivre en même temps, des tâches ménagères à réaliser pour la maison sans oublier le stress, la fatigue et le manque d’énergie qui entrent en jeu. Comment mieux s’organiser pour ainsi être en mesure de mieux gérer son temps et ses priorités?


Trop de tâches et trop de projets à réaliser pour la quantité de temps et les ressources disponibles. Parfois, la pression de mieux performer dans un court laps de temps et le désir de vouloir atteindre des objectifs audacieux viennent amplifier nos problèmes de gestion du temps.  Et si on avait fait les choses autrement, qu’on avait mieux établi notre liste de priorités et qu’on n’avait pas consacré trois heures de temps à une tâche qui n’était pas si importante finalement?

Plusieurs principes de la gestion opérationnelle sont utilisés dans notre quotidien. Tout comme les entreprises, on cherche également à maximiser notre temps, à minimiser nos déplacements, à éviter le gaspillage et à gérer nos priorités. On vit dans une société axée sur la performance et la compétition. Pour réussir, il faut non seulement savoir être efficace, mais surtout réfléchir à notre « stratégie de vie ». Il faut donc déterminer ce qui est important pour nous, ce que nous devons prioriser et ce que nous devons laisser tomber.  C’est de cette façon que les gestionnaires d’entreprise arrivent à performer, surpasser la concurrence, coordonner au mieux leurs ressources humaines, matérielles et financières et ainsi, rentabiliser leurs investissements.

Qu’est-ce qui est réellement important?

Bien sûr, il existe plusieurs astuces pour mieux gérer son temps comme la définition des priorités, l’aide-mémoire, la planification et la préparation, mais malgré cela, il reste un problème majeur auquel la majorité des travailleurs font face : une divergence entre la montre et la boussole! Est-ce que ça vous est déjà arrivé d’accomplir mille et une choses, de sentir que vous êtes efficaces et que malgré cela, vous avez l’impression que vous ne faites pas ce qui est réellement important? Avez-vous déjà rencontré un inconfort, un dilemme ou une culpabilité de ne pas avoir accompli certaines choses? En effet, plusieurs gestionnaires sont trop préoccupés à monter vers la réussite sans se demander si ce qu’ils font est vraiment essentiel.

Une lecture essentielle à votre organisation

Si vous vous reconnaissez à travers cette description, vous devriez lire le livre « Priorités aux Priorités » de l’auteur Stephen R. Covey. Bien plus qu’un livre de gestion du temps, ce livre vous propose une analyse poussée de vos habitudes et de vos réelles motivations. Il vous sera essentiel dans toutes les sphères de votre vie. Suite à sa lecture, votre perception du temps se trouvera transformée afin de vous permettre de mettre votre énergie au bon endroit et de mieux gérer l’ensemble de vos priorités.

Deux sources :

Priorités aux priorités de Stephen R. Covey 

Gestion du temps et des priorités – 3 révélations qui m’ont transformé – Mathieu Laferrière[1]

[1] https://mathieulaferriere.com/gestion-du-temps-et-des-priorites-revelations/



Êtes-vous un gestionnaire pompier?

Les problèmes au quotidien

Qui n’a pas pensé, un jour, en se levant le matin : « Qu’est-ce qui va me tomber sur la tête au travail, aujourd’hui? » On ne peut pas le nier, tout le monde l’a fait…

À ce moment, on pense :

  • nouvelles commandes;
  • arrêt des machines;
  • commandes en retard;
  • produits à retravailler;
  • pénurie de composants;
  • réunions à n’en plus finir afin de suivre l’évolution des plans d’urgence pour résoudre le problème du jour;
  • etc.

Or, un contexte de surexposition à ce genre de problèmes nous met alors dans un état auquel on fera référence plus tard comme étant le «mode pompier»; mode dont le nom laisse déjà sous entendre que nous cherchons constamment à arrêter des problèmes, ceux-ci parfois plus ou moins imprévus mais toujours à solutionner dans le délai le plus rapide possible.

La gestion en mode « pompier »

De nos jours, c’est monnaie courante dans beaucoup d’entreprises de travailler en état d’urgence. C’est devenu « normal » que les gestionnaires passent leur temps à éteindre les feux qui apparaissent, à peu près partout.

Ainsi, ces gestionnaires, qui doivent planifier et gérer l’entreprise pour qu’elle puisse se développer, passent leur temps en mode pompier; situation qui évidemment ne leur donne pas l’opportunité de planifier ni de contrôler le système qui est sous leur responsabilité. Comme conséquence de cette situation, pendant que le gestionnaire se tue à éteindre les feux d’aujourd’hui, les feux de demain sont en train de se former. Le gestionnaire est attrapé dans un cercle vicieux etle mode « 911 » s’éternise.

Ce point est crucial dans une entreprise. Lorsque la situation anormale devient la norme, on finit par l’accepter comme étant « la situation normale », les problèmes quotidiens et récurrents sont acceptés comme des « problèmes normaux ». On accepte nos erreurs, le manque de planification et les coûts qui en découlent comme logiques et corrects. 

Du coup, on accepte que nos gestionnaires travaillent, de manière permanente dans le quotidien, en mode « urgence ». Tous les efforts de planification, d’amélioration et de développement deviennent secondaires. La priorité est de passer à travers l’embûche d’aujourd’hui; indirectement on accepte de travailler en mode de survie (parfois de panique).  Il est certain que lorsque la situation nous est exposée à froid, nous n’avons pas d’autre option que de réagir au meilleur de nos capacités et de se soumettre à la situation, ce qui, à contrecoup, freine énormément le développement à long terme.

En fait, c’est toute cette acceptation passive énoncée ci-haut qui nous limite au niveau de notre vision à long terme.  Donc, étant donné que nos gestionnaires sont contraints à réagir à des problèmes qui, lors de leur apparition, déprécient la productivité, ces derniers doivent intervenir afin d’essayer de la replacer à ce qu’elle était préalablement.  Ainsi, nous nous retrouvons pris dans une dynamique qui nous oblige à devoir reculer pour avancer en termes de productivité, et ce, quelle que soit l’industrie.

Êtes-vous parfois, jamais ou toujours en mode pompier?

La réalité professionnelle est parfois collée à l’image projetée plus haut et d’autre fois plus partielle.  Mais comment rendre ces objectifs nés d’une réactivité négative en des objectifs proactifs ?

D’abord, il serait pertinent d’utiliser l’information entourant les problèmes survenus comme base de données pour ensuite en extraire un objectif proactif.

Bref, il s’agit de faire un diagnostic des tâches «à faire», ou, comme plusieurs l’appellent, notre liste de «to do» et d’effectuer les tâches inscrites durant la semaine sans se laisser emporter dans la spirale de l’urgence.

Êtes-vous un gestionnaire proactif?

D’avant-garde, il semble juste d’affirmer que tout gestionnaire digne de ce nom sait que les imprévus et les changements sont inévitables dans une entreprise moderne.  Ainsi, pour faire suite à notre dernière publication, nous attaquerons, maintenant, l’alternative à la réaction négative dont nous avons précédemment traité.  Ainsi, voyons comment rentrer dans cette autre dynamique pour faire face à nos défis : la proaction.

La gestion proactive

Une entreprise proactive fait face aux imprévus en faisant appel à toutes ses forces pour résoudre les problèmes à la base, et ce,afin de retourner, le plus tôt possible, à la situation contrôlée normale.

Avec une gestion proactive, l’entreprise est mieux outillée pour voir venir les changements et se planifier en avance pour y faire face.  Cette organisation est en mesure de minimiser les impacts en définissant :

  • les processus les plus affectés;
  • les risques potentiels;
  • les plans d’action;
  • les solutions de rechange.

Le passage de la gestion réactive à la gestion proactive

Le but est de mettre en place un système robuste d’une efficience absolue.

Un tel système permettra aux gestionnaires de s’investir dans l’amélioration continue, d’évaluer les risques, de planifier des actions, de les contrôler et de les mesurer, minimisant de cette manière les « urgences » dues aux imprévus.

Chaque compagnie est différente; chacune a son propre contexte, ses paramètres et ses objectifs. Pour cette raison il n’y a pas de recette miracle.  On ne peut pas faire des « copier-coller » des solutions d’une compagnie à une autre : le résultat pourrait être pire que le problème.

La solution doit être personnalisée, adaptée à la réalité de la compagnie en question, d’où l’importance d’utiliser une méthodologie d’analyse et de résolution de problèmes structurée et qui a fait ses épreuves.

Si vous vous reconnaissez dans l’image du gestionnaire pompier, n’attendez pas! Mettez tous vos efforts pour revirer la situation le plutôt possible, cherchez les causes fondamentales des problèmes, définissez les solutions optimales et implantez-les.

Comment identifier et isoler les situations menant au «mode pompier» ?

Comme précisé plus tôt, il est impossible de standardiser une solution finale et de résoudre ainsi tous ses problèmes; c’est là que les compétences personnelles de gestionnaire entrent en jeu.  Toutefois, il est possible de s’entendre sur le fait qu’il faut avant tout identifier les tâches qui nous rendent en «mode pompier», pour ensuite les isoler, et ce, dans le but de réduire leur effet. 

Rappelez-vous qu’il n’existe pas de système qui puisse supporter un état permanent de stress et d’urgence.

On pourrait approfondir davantage cet article avec nos connaissances, expériences et techniques précises, mais ce n’est pas le but recherché. Si vous avez des questions précises faites nous les parvenir; nos consultants vous appelleront pour vous éclairer.  Aussi, sachez que vos suggestions d’articles sont toujours les bienvenues.